NOTATER
Notater er en funktion, der giver mulighed for at tilføje kommentarer eller uddybe specifikationer på registerposter m.m. i AciesOne. Man kan oprette notater på modeller, profilsæt, på registerposter i de fleste salgs- og konstruktionsregistre samt på tilbud- og ordrepositioner.
Man får herved mulighed for at uddybe oplysninger om en model, et profilsæt, en beslåning e.l. uden at man behøver at oprette en undertekst position eller være begrænset af den korte tekst, der kan oprettes på registerposterne.
Har man adgang til modulet "Fremmedsprog", kan man oversætte notaterne til fremmedsprog, så man både har danske og udenlandske notater, der anvendes afhængig af den sprogkode, der er oprettet på debitorerne.
Der findes forskellige anvendelsesmuligheder for notaterne:
Notaterne kan benyttes som info til salgsmedarbejdere, der registrerer tilbud og ordrer. Her vises notaterne som infovinduer, når der vælges debitor, model, redigeres færdigvaresvar m.m.
Notaterne kan udskrives på de brugerdefinerede samlerapporter. Man kan udskrive notater for udvalgte registre samt notater oprettet til brugerdefinerede arbejdscentre.
Notaterne kan udskrives på kundevendte udskrifter. Der findes forskellige opsætninger for udskrivning af notater afhængig af om de skal udskrives på ordrer/tilbud, følgesedler eller fakturaer. Disse opsætninger angives i brugerkoderne.
Alle de steder i programmet hvor notater kan anvendes, findes funktionen i menubaren under Funktioner. Når man vælger "Notat" vises nedenstående skærmbillede
Vælges notat funktionen fra registervedligeholdelsen eller modelkonstruktionen, så kan man trække notat vinduet ud til siden og holde det åbnet, mens der kan redigeres både i registerposten og i notatet. Der kan skriftes mellem de åbne vinduer ved brug af Ctrl F6.
Man kan oprette flere notater på den samme registerpost. Når man først har oprettet det første notat, trykker man på Insert for at oprette et nyt. Hvert notat skal have en nøgle – det første notat får samme nøgle som registerposten, men de øvrige notater, navngiver man selv. Øverst til venstre i billedet vises notatets nøgle og i samme linie, kan man indtaste en beskrivelse af notatet.
For hvert notat skal man klikke af, hvordan notatet skal anvendes.
Info:
Notatet vises som et infovindue til sælgeren, når denne fx indtaster et færdigvaresvar eller vælger en model. Notatet kan også ses i POPUP, når der laves popup i registeret. Notatet skal indtastes på fanebladet Default.
Salg:
Notatet udskrives på de kundevendte udskrifter: Ordre, tilbud, følgesedler og fakturaer. Notatet skal indtastes på fanebladet Default, medmindre man har modulet "Fremmedsprog". Så skal notatet indtastes på fanebladene for de respektive sprog. Notatet kan også ses i POPUP for hvert sprog, når der laves popup i registeret.
Notatet udskrives til produktionen på de brugerdefinerede samlerapporter.
Notat skal indtastes på fanebladet Default.
Når man opretter notater på ordrepositioner, er det et ekstra felt "Tekstkombinationer" til rådighed. Det kan man anvende, hvis man skal ofte har brug for at give oplysninger om ordrepositioner til produktionens afdelinger. Så kan man oprette en kombination af tekster, der retter forskellige informationer til forskellige arbejdscentre.Nedenfor er vist et par eks. på brugen af notater.
1. Salgsrettet og som info til sælgeren
2. Info til sælgeren, info til produktion via nyt notat
Eks. 1 - Salgsrettet og som info til sælgeren.
Nedenstående notat er oprettet på en model. Notatet er oprettet på fanebladene Default og Dansk og markeringerne er sat i Info og Salg. Når en sælger opretter en tilbuds- eller ordreposition på modellen, vil vedkommende få vist notatet. Samtidig vil notat blive skrevet ud på tilbuddet/ordren enten mellem færdigvaresvarene og glasmålene eller indflettet under det svar, notatet hører til (brugerkode 131).
Her kan man så se, hvordan notatet udskrives på ordrebekræftelsen.
Eks. 2 - Info til sælgeren, info til produktion via nyt notat fra sælgeren.
Nedenstående notat er oprettet på en overfladebehandling. Formålet med notatet er at give en oplysning til sælgeren om, at vedkommende har valgt en specialfarve, der kræver, at oplysning om farvekode gives videre til produktionen.
Når sælgeren vælger denne overfladebehandling, vil notatet blive vist på skærmen. Ifølge notatet skal sælgeren give en oplysning om farvekoden videre til produktionen. Dette gør man ved at oprette et notat på modelpositionen. Da det drejer sig om en overfladebehandling, skal notatet vises til det arbejdscenter, der udfører maleoperationerne. Derfor skal der være en markering i feltet Notat på dette arbejdscenter i arbejdscenterregisteret.
Når man går ind i Notat på modelpositionen (findes under Funktioner), vil der være et kundevendt faneblad, hvor man kan skrive et notat til kunden om den aktuelle model. Dette notat udskrives på ordrebekræftelsen som det sidste punkt på modelpositionen. Notatet kan også udskrives på følgesedlerne, hvis brugerkode 104 sættes til 1.
Derudover vil der være et faneblad for hvert af de arbejdscentre, der kan skrives et notat til. (I arbejdscenterregisteret sættes et flueben i feltet Notat).I dette eks. er der to faneblade, hvor det andet faneblad er beregnet på arbejdscenteret MALI. Det ser man ved at fanebladet er navngivet med arbejdscenterets nøgle MALI.
På den samleliste som arbejdscenteret bruger, kan man så få udskrevet dette notat. Man skal inden da redigere samlerapportens def-fil, hvor der skal indsættes en linie og en kode til notatet. (Dette skal jo kun gøres første gang, man vil have udskrevet et notat på denne måde). Koden hedder: ORDREPRODUKTIONSNOTAT.
Denne type notat kan også oprettes via funktionen Notatvedligeholdelse, der findes i Produktionsmodulet.
Man kan endvidere indsætte notater fra registrene på samlelisterne, fx notatet fra beslåningsregisteret – med koden STAMNOTATBESL eller fra debitorregisteret – med koden STAMNOTATDEBIT.
Når samlelisten udskrives kan den så se ud som nedenstående.
Revideret d. 25.02.2019 / KSK