DEBITORER
I dette register oprettes og vedligeholdes kunder og kundeoplysninger. Har man en integration til et administrativt system, sker vedligeholdelsen normalt i det pågældende system. Dog er det muligt at vedligeholde debitornotater her i debitorregisteret selv om man har en administrativ integration. Funktionen slås til i brugerkode 117.
Der er følgende funktioner tilknyttet dette register.
Navn
Hver debitor skal oprettes med en nøgle på max 15 tegn (bogstaver eller tal). Skal man redigere i en eksisterende debitor, kan nøglen enten indtastes eller vælges vha. POPUP i debitorregisteret.
Adresse
Her indtaster man kundens navn og adresse. Der er 5 linier á 30 tegn til rådighed.
Telefon, Fax og mobil.
Her kan kundens telefon- og fax numre indtastes.
Hoveddebitor
Hvis kunden er medlem af en indkøbskæde e.l., hvor alle fakturaer skal sendes til samme hovedkontor, kan man angive dette ved enten at indtaste nøglen for hoveddebitoren eller ved at vælge en debitor vha. POPUP i debitorregisteret.
Hoveddebitoren skal naturligvis også oprettes i debitorregisteret.
Leveringsdebitor
Hvis kunden altid får leveret på sin egen adresse eller har en fast leveringsmodtager, kan man angive dette ved enten at indtaste nøglen for leveringsdebitoren eller vælge en debitor vha. POPUP i debitorregisteret.
Leveringsdebitoren skal naturligvis også oprettes i debitorregisteret.
Hvis leveringsadressen ofte varierer, kan man vælge først at indsætte den på ordretidspunktet.
Hvis brugerkode 270 aktiveres, kan man her i debitorregisteret markere, om en debitor er en leveringsdebitor. Herudover vil man i opslag på leveringsdebitor i tilbud, ordre og debitorvedligehold, kun kunne vælge blandt debitorer, hvor leveringsdebitor markøren er sat.
Attention
Her kan man indtaste navnet på en attention person hos kunden. Denne oplysning indsættes automatisk i attention feltet på ordrer og tilbud.
Her kan man indtaste en kontaktperson hos kunden. Har man oprettet debitorrefencer på kunden, kan man vælge en standard kontaktperson mellem alle de oprettede kontaktpersoner for den aktuelle kunde ved at trykke på POPUP knappen.
E-mail adressen nedenfor udfyldes hermed automatisk. Når man efterfølgende opretter en ordre eller et tilbud vil standard kontaktpersonen blive indsat på ordren med både navn og e-mail adresse.Anvender man ikke debitorreferencer, kan man manuelt indtaste en kontaktperson.
Dette felt anvendes til at angive, at kunden er en diverse debitor. Der skal ikke oprettes andre oplysninger i debitorregisteret end debitornummeret og evt. betalings- og leveringsbetingelser. Når man efterfølgende opretter en ordre eller et tilbud til en diverse debitor, er adresserne linierne på ordren åbne, så man kan indtaste oplysningerne der.
Det er muligt at have flere diverse debitorer og det kan fx anvendes sammen med debitorgrupper, så brugere, der kun har adgang til specifikke kunder, ikke kan se hvilke ordrer der findes til diverse debitorer i andre debitorgrupper.
Anvender man debitorreferencer (se ovenfor under deres reference) indsættes e-mail adressen automatisk.
Ellers kan man manuelt indtaste kundens E-mail adresse. Når man mailer en udskrift til kunden, vil denne adresse så være sat ind i E-mail adresselinien.
Formular indflet side
I dette felt tastes den samme nøgle som fra formular indflet side, således at det ønskede dukomentet udskrives, når den pågældende debitor er valgt.
SE-nummer
Her skal kundens momsnummer indtastes.
Har man adgang til tillægsmodulet Fremmedsprog, kan der her indtastes en sprogkode, der angiver hvilket sprog tilbud, ordre og øvrige kundevendte papirer skal udskrives på.
Anvender man flere valutaer, skal man her indtaste en kode for den valuta, der skal benyttes ved registrering af tilbud og ordrer til kunden. Valutakurserne vedligeholdes i kursregisteret.
Momskode
Her skal der indtastes et 0 for beløb uden moms eller et 1 tal for beløb med moms. Selve momsprocenten skal oprettes i Firmaoplysninger.
Her kan man indtaste den betalingsbetingelse, der primært skal anvendes til den pågældende debitor. Betalingsbetingelsen kan også vælges vha. POPUP i betalingsbetingelsesregisteret.
Betalingsbetingelsen kan efterfølgende ændres på ordrer og tilbud.
Leveringsbetingelse og leveringsmåde
Her kan man indtaste den leveringsbetingelse og leveringsmåde, der primært skal anvendes til den pågældende debitor. Leveringsmåde og -betingelsen kan også vælges vha. POPUP i de respektive registre.
Begge betingelser kan efterfølgende ændres på ordrer og tilbud.
I ordre
Dette felt viser den aktuelle ordrebeholdning til kunden.
Kreditmax
Her kan man indtaste en maksimal ordrebeholdning til kunden. Feltet anvendes i forbindelse med visse administrative systemer, hvor der ved ordreregistrering kontrolleres for overskridelse af kreditmax. I brugerkode 134 kan man vælger, om man vil have en advarsel ved ordreregistrering, hvis kreditmax er overskredet.
I dette felt indtaster man i hvilket område, at kunden skal have leveret sine varer. Oplysningen benyttes sammen med leveringsrute i postnummerregisteret til validering af, at den leveringsdato, man giver kunden, stemmer overens med, at man også leverer området på det tidspunkt.
Endvidere benyttes feltet også til at indsætte rute og dag på ordrehovedet. Er der indsat en leveringsdebitor på ordren, tages postnummeret fra denne. Er der ingen leveringsdebitor tages postnummeret fra bestillingsdebitoren.
Omsætningsgruppe
Omsætningsgruppen benyttes i forbindelse med fakturering. Efter godkendelse af fakturaerne udskrives der en fakturaoversigt. På denne oversigt vil alle beløb være specificeret ud på konti ud fra en kombinationen af de varegrupper, der er oprettet på modellerne og omsætningsgruppen på kunden.
Denne kombination af varegrupper og omsætningsgrupper oprettes i registeret Konti.
Omsætningsgruppen oprettes her som en to-tegns kode og der er intet register til omsætningsgruppen.
Distriktskode
Her kan der oprettes en distriktskode på kunden, der kan benyttes som sorteringskriterium ved udskrivning af salgsstatistikker.
Feltet er en to-tegnskode og der er intet register til distriktskoden.
Suspension
Her kan man indtaste et S for at markere, at en kunde er suspenderet. Hvis man forsøger at oprette tilbud/ ordre, eller førsøger at rette tilbud/ ordre til kunden, vil man få vist et infovindue med besked om, at kunden er suspenderet.
Rabat %
Får kunden en fast rabat, kan man her indtaste rabatsatsen (i %). Rabatten indsættes så automatisk ved registrering af tilbud og ordrer til kunden i feltet Rabat 1.
Linierabat
Her kan man indtaste en linierabat (i %), der altid benyttes ved registrering af tilbud og ordrer til kunden.
Rabatstruktur, Med varegrupperabat
Her kan man indtaste koden for den rabatstruktur, der skal anvendes, når kunden skal tildeles rabat på model- og lagerpositioner. Rabatten findes ud fra en kombination af rabatstrukturen på kunden og varegrupperne på modeller og lagervarer.
Denne type rabat træder i stedet for den almindelige linierabat, så anvender man rabatstruktur kan linierabat ikke anvendes.
Rabatstrukturen oprettes i registeret Varegrupperabat og der kan foretages POPUP i dette register.
For at anvende rabatstruktur, skal der sættes et flag i feltet "Med varegrupperabat" og brugerkode 110 skal sættes til 1
Kriterie
Disse 5 kriteriefelter er til valgfri benyttelse.
Provision
Dette felt er til fri indtastning
Bonus
I feltet Bonus, kan der stå J (Ja), N (Nej), 1 (Bonus 1), 2 (Bonus 2), 3 (Bonus 3). Feltet bonus kan også vedligeholdelse i tilbud/ordrevedligeholdelsen.
Når man opretter ordrer, kan tildelingen af ordrenumre ske vha. ordrenummerintervaller, der oprettes i registeret Nummertabeller. Til hvert nummerinterval kan der tilknyttes op til 10 forskellige ordretyper og her kan man angive en default ordretype på debitoren.
Sælger
Her kan man angive hvilken sælger, kunden normalt benytter ved bestilling af varer. Sælgerne oprettes i medarbejderregisteret og kan vælges her via POPUP. Når der registreres en ordre til kunden, indsættes sælgeren automatisk på ordrebilledet på faneblad F3.
Med brugerkode 135 kan man endvidere sikre, at ordren ikke kan forlades, før der er indsat en sælger.
Portefølje
Ved at sætte et flueben her, aktiveres funktionen kundeportefølje for denne debitor. Kundeporteføjen sendes via mail. Se under Salg/Udskrifter/ tilbudsudskrift eller ordreudskrift.
Skal en kunde altid have en kopi af ordrebekræftelser/tilbud uden priser, kan man sætte et flag i dette felt. Så udskrives der automatisk en kopi i forbindelse med udskrivningen. Alternativ kan der vælges en kopi uden pris i Udskriftsopsætningen. Kopien uden pris kan udskrives med alternative def-filer, hvis man ønsker andre oplysninger i formularhovedet end på den ordinære ordrebekræftelse. Dette vælges i brugerkode 193.
Tilhørsgruppe
Dette felt benyttes i forbindelse med integration til XAL, men der kan indtastes en valgfri tekst i feltet. Feltindholdet kan udskrives i formularhovedet på tilbud, ordrer og fakturaer.
Dette felt kan benyttes, hvis kunden skal adviseres inden levering, eksempelvis ifm. oprettelse af ordren.
Skrives der i feltet, overføres oplysningen automatisk til ordrehovedets faneblad "Produktion og levering F4".
Efterfølgende kan oplysningen udskrives på ordrebekræftelse og følgeseddel.
Ved integration til XAL bliver oplysningen overført fra det system sammen med de øvrige debitoroplysninger.
Rabatgruppe ordretype
Når der oprettes ordrer og tilbud, kan man lade ordretypen bestemme hvilken rabat kunden skal have. Rabatsatserne skal oprettes i ordretyperegisteret og i dette felt angiver man på hvilken linie i rabatgruppe tabellen, at rabatten til kunden skal findes.
Check for udfyldt rekvisionsnr. på ordrer.
Når der sættes et flueben i dette felt, vil der i en ordre til kunden blive givet besked, hvis rekvisitionsnummeret ikke er udfyldt, når ordren forlades, og man får mulighed for at blive i ordren og rette fejlen.
Check for udfyldt mærke 1 på ordrer.
Når der sættes et flueben i dette felt, vil der i en ordre til kunden blive givet besked, hvis mærke 1 ikke er udfyldt, når ordren forlades, og man får mulighed for at blive i ordren og rette fejlen.
Når man opretter tilbud kan der tildeles en speciel bonusrabat til kunden, hvis tilbudssummen overstiger et vist beløb. Her i dette felt skal man angive bonusrabatten. I ordretyperegisteret skal man angive det min. beløb, der skal udløse den ekstra rabat.
På tilbuddet bliver man automatisk promptet for, om der skal gives ekstra rabat, hvis summen er større end min. beløbet.
Når der gives bonusrabat, kan der udskrives en tekst på tilbudshovedet for at oplyse kunden om, at der er givet ekstra rabat. Teksten oprettes i Firmaoplysninger på fanebladet "Salg F3". Check for rekvisionsnr. er udfyldt
Dette felt kan benyttes, hvis der altid skal udfyldes et rekvisionsnr. på ordrer, der er oprettet til den aktuelle kunde. Er der sat et flueben i dette felt, kan man ikke forlade en ordre til denne kunde, før der er indtastet et rekvisionsnr.
Her fra debitorregisteret kan man overstyre metafilopsætningen på tilbud, ordrer, tegninger og følgesedler, hvis man har kunder, der skal anvende en anden opsætning end standard opsætningen.
I Firmaoplysninger på faneblad Diverse F4 angiver man hvilke def-filer, der skal kunne anvende den alternative opsætning fra debitoren.For at anvende funktionen skal metafilopsætningen være oprettet i def-filen. Det fungerer ikke, hvis man har opsat metafilerne i Printerindstillinger.
Strengen i def-filerne skal være som nedenstående for henholdsvis side 1 og side 2 og fremefter:
#WMFPATH,"ordre.wmf" W 199 H 296 T 0 L 0
#SIDEXWMFPATH,"ordrex.wmf" W 199 H 296 T 0 L 0
Metafil side 1 / side x
Her indtaster man den/de metafiler, der skal anvendes på side 1 og side X formularerne, når der udskrives til printer.
I stedet for at indtaste filnavnet, kan man trykke på POPUP knappen og udsøge filerne via stifinderen.
Mail metafil side 1 / side x
Her indtaster man de/de metafiler, der skal anvendes på side 1 og side X formularerne, når udskriften mailes.
I stedet for at indtaste filnavnet, kan man trykke på POPUP knappen og udsøge filerne via stifinderen.
Metafil / Mail metafil blank
Man kan også vælge helt at udelade metafiler, så sætter man et flueben i en eller begge tjekbokse.
Med funktionen Fakturaudformning kan man angive hvilken fakturaudskrift, man ønsker anvendt ved fakturering til den enkelte kunde. Man kan enten vælge at udskrive almindelige fakturaer på kunden eller at samlefakturere til kunden. Inden for hver mulighed, kan man vælge mellem tre forskellige opsætninger.
Hvis man har kunder, der er tilknyttet en hoveddebitor, er det opsætningen for hoveddebitoren, der benyttes ved fakturering. Den overstyrer altså opsætningen fra de enkelte kunder.
INGEN
Vælger man "Ingen", vil fakturaer blive udskrevet med det design, der altid tidligere har været standard i programmet. Se eks. nedenfor.
ALM. FAKTURA
Alm. faktura betyder, at der udskrives en faktura pr. ordre pr. kunde. Er kunden tilknyttet en hoveddebitor, udskrives fakturaen automatisk til denne.
Benytter man delfakturering, vil delfak. beløbet blive udskrevet på fakturaen.
Pr. ordre
En alm. faktura, der udskrives pr. ordre, vil blot indeholde en linie på fakturaen med det totale beløb, der skal faktureres. Er der givet linierabat på ordren, vil det ikke fremgå af denne fakturaform.
Pr. ordrelinie.
En alm. faktura, der udskrives pr ordrelinie, vil indeholde en linie for hver position på ordren. Er der givet rabat på de enkelte linier, vil dette også fremgå.
Pr. bookmark.
Har man oprettet bookmarksSalg_Ordrelinieoversigt_bogmærker på ordren, kan man udskrive fakturaen i bookmark orden. Så vil der udskrives en linie pr. bookmark, der viser hvilke ordrepositioner, der indgår i bookmarket og for hver bookmark udskrives det totale beløb for de positioner, der indgår i bookmarket.
SAMLEFAKTURA
Samlefaktura betyder, at man kan fakturere flere ordrer til samme kunde på bare et fakturanr. Er kunden tilknyttet en hoveddebitor, udskrives fakturaen automatisk til denne. Er der flere kunder tilknyttet den samme hoveddebitor, vil de alle blive udskrevet på den samme faktura (hvis deres ordrer er med i fakturaudvalgskriteriet).
Benytter man delfakturering, vil delfak. beløbet blive udskrevet på fakturaen.
Pr. ordre
En samlefaktura, der udskrives pr. ordre, vil indeholde en line pr. ordre. Det vil sige, at alle beløb for ordrens positioner er slået sammen til et beløb. Er der givet linierabat på ordrerne, vil dette ikke fremgå af denne fakturaform.
Det samlede beløb for alle ordrerne bliver talt sammen i bunden af fakturaen.
Pr. ordrelinie
En samlefaktura, der udskrives pr. ordrelinie, vil indeholde en linie pr. ordreposition. Er der givet rabat på de enkelte linier, vil dette også fremgå. De enkelte ordrer er adskilt på udskriften med en stiplet linie, der indeholder næste ordrenr.
Det samlede beløb for alle ordrelinerne bliver talt sammen i bunden af fakturaen.
Pr. bookmark.
Har man oprettet bookmarksSalg_Ordrelinieoversigt_bogmærker på ordrerne, kan man udskrive samlefakturaen i bookmark orden. Så vil der udskrives en linie pr. bookmark pr. ordre, der viser hvilke ordrepositioner, der indgår i bookmarket og for hver bookmark udskrives det totale beløb for de positioner, der indgår i bookmarket. De enkelte ordrer er adskilt på udskriften med en stiplet linie.Det samlede beløb for alle ordrelinerne bliver talt sammen i bunden af fakturaen.
Her registreres den evt. rabatmatrix, som ønskes foreslået, når der oprettes et tilbud eller en ordre med denne debitor. Rabatmatrixen kan ændres fra tilbud- ordrehovedet. Rabatmatrixen bruges til angivelse af linjerabatten. Opsætning af rabatmatrix sker i salgsregisteret under punktet rabatmatrix (ligger under punktet debitor).
Rabatmatrixgruppe
Her registreres debitorens rabatmatrixgruppe. Rabatmatrixgruppen er en del af de kriterier, der kan indgå i udvælgelsen af en specifik rabatmatrixlinje. Opsætning af rabatmatrixgruppe sker i salgsregisteret under punktet rabatmatrixgruppe (ligger under punktet debitor).
Fravalgte gebyrer
I debitorregisterets felt ”Fravalgte gebyrtyper” er det muligt at fravælge visse gebyrtyper for de enkelte debitorer. Det betyder, at den pågældende debitor aldrig vil kunne få pålagt de angivne gebyrer. Gebyrerne angives med komma som skilletegn.
SMS advisering
Når der markeres med et flueben i feltet SMS advisering, er det muligt at sende en advisering via SMS til pågældende debitor.
Mail advisering
Når der markeres med et flueben i feltet Mail advisering, er det muligt at sende en advisering via mail til pågældende debitor.
Advisering i AciesOne er et tilkøbsmodul og kræver adgang til en mailserver samt en udbyder, der kan håndtere ”MailToSMS”.
For den samlede vejledning til "Advisering" henvises til emnet ADVISERING
Revideret d. 12.05.2021 / SMA